بسیاری از سازمان ها به جای دنبال کردن یک رویکرد منظم، برنامه ریزی را فرایندی غیرمتفکرانه و عادت وار تلقی می کنند. از یک نفر بپرسید برای تهیه گزارش در مورد پروژه X  به چه مقدار زمان نیاز دارد؟ به احتمال زیاد فقط چند ثانیه طول می کشد که جواب بدهد، "دو هفته باید کافی باشد". واقعیت آن است که این گزارش ممکن است پروژه ای یک هفته ای یا سه هفته ای باشد. از آن گذشته افراد زیادی از این قانون نانوشته پیروی می کنند که وقتی در مورد زمان لازم شک دارید، همیشه طرف طولانی تر را بگیرید. هدف آنها ایجاد یک حایل و تحمیل فشار اجرایی کمتر روی خود است. منظور آن است که اگر قول بدهید کاری را طی دو هفته انجام دهید و بعد آن را طی 10 روز تحویل بدهید شبیه قهرمان به نظر می رسید. در حالیکه اگر قول بدهید کاری را طی یک هفته تمام کنید و آن را طی ده روز تحویل بدهید شکست خورده به نظر می رسید. نتیجه آن، پدیده رایج "تورم زمان بندی"  schedule bloat است. پروژه ای چند قسمتی که باید 3 ماه طول بکشد به کاری 6 یا 8 ماهه تبدیل می شود. فقط به دلیل آنکه یک سری مشارکت کنندگان فردی، هر یک زمان مورد نیاز برای تکمیل سهم خود را بیشتر تخمین زده اند. وقتی کار به اتمام برسد مدتها از رنگ باختن حس اهمیت آن می گذرد. در بسیاری از موارد حتی ممکن است سودمندی پروژه نیز از بین رفته باشد.

عادت تخمین بیش از حد زمان مورد نیاز برای یک کار منابع انسانی سازمان را مصرف می کند و از سایر فعالیت هایی که می شود انجام داد ممانعت می کند. راه  حل  آن است که در برآوردها فرآیند برنامه ریزی جدی گرفته شود. یعنی به شیوه ای هدفمند و برنامه ریزی شده در مورد گام های واقعی مورد نیاز برای تکمیل یک کار فکر شود و چارچوب زمانی واقع گرایانه ای برایشان تعیین شود.

وجود مسائل مهم نباید تیمتان را به اجرای اقدامات عجولانه و بی برنامه مجبور کند بلکه باید آنها را به تعیین متفکرانه حداقل زمان و منابع لازم جهت تکمیل کار، تحلیل آنچه را واقعا نیاز است و اختصاص مقدار زمان و منابع مناسب برای انجام دادن آن ترغیب کند نه کمتر و نه بیشتر.

بهروز دهقان منشادی  

کارشناس تحقیقات